Les obligations comptables d'une société américaine

Créer une société aux États-Unis implique de respecter des obligations comptables et fiscales strictes, tant au niveau fédéral qu'au niveau de l'État. Le non-respect de ces obligations peut entraîner des pénalités importantes et la dissolution de votre société. Voici tout ce que vous devez savoir pour rester en conformité.

Obligations fiscales fédérales

Form 1120 : déclaration fiscale des C-Corporations

Qui doit déposer : Toutes les C-Corporations, même sans activité ou revenus.

Deadline : 15 avril (pour les sociétés dont l'exercice fiscal correspond à l'année civile). Possibilité de demander une extension de 6 mois (jusqu'au 15 octobre) via le Form 7004.

Contenu : Revenus bruts, dépenses déductibles, bénéfice net, calcul de l'impôt sur les sociétés (21% au niveau fédéral), crédits d'impôt applicables.

Pénalités : 195$ par mois de retard (ou fraction de mois), multiplié par le nombre d'actionnaires. Maximum 12 mois.

Form 1120-S : déclaration fiscale des S-Corporations

Qui doit déposer : Toutes les S-Corporations ayant fait l'élection fiscale via le Form 2553.

Deadline : 15 mars (pour les sociétés dont l'exercice fiscal correspond à l'année civile). Extension possible jusqu'au 15 septembre.

Particularité : La S-Corp ne paie pas d'impôt au niveau de la société. Les bénéfices et pertes sont répartis entre les actionnaires via le Schedule K-1, qui doit être fourni à chaque actionnaire avant le 15 mars.

Form 1065 : déclaration fiscale des LLC multi-membres

Qui doit déposer : Les LLC avec plusieurs membres (partnership) qui n'ont pas opté pour une imposition en tant que corporation.

Deadline : 15 mars. Extension possible jusqu'au 15 septembre.

Contenu : Revenus, dépenses, et répartition des bénéfices entre les membres via le Schedule K-1.

Schedule C : déclaration pour LLC à membre unique

Qui doit déposer : Les LLC à membre unique (disregarded entity) reportent leurs revenus et dépenses sur le Schedule C de leur déclaration personnelle (Form 1040 ou 1040-NR pour les non-résidents).

Deadline : 15 avril (même deadline que la déclaration personnelle).

Obligations fiscales d'État

Franchise Tax et Annual Report

Chaque État a ses propres exigences en matière de rapports annuels et de taxes de franchise. Voici quelques exemples :

Delaware : Franchise Tax annuelle (minimum 175$ pour les LLC, calculée selon le nombre d'actions pour les corporations). Annual Report obligatoire (50$). Deadline : 1er mars pour les corporations, 1er juin pour les LLC.

Californie : Franchise Tax minimale de 800$ par an pour toutes les LLC et corporations (même sans revenus). Annual Report : 20$. Deadline : 15 avril.

Nouveau-Mexique : Pas de rapport annuel obligatoire pour les LLC. Pas de franchise tax. Frais de création parmi les plus bas des USA.

Floride : Annual Report : 138,75$ pour les LLC, 150$ pour les corporations. Pas de franchise tax. Deadline : 1er mai.

Texas : Franchise Tax : 0,75% des revenus bruts (après déduction de 1 million de dollars). Pas d'Annual Report obligatoire. Deadline : 15 mai.

Impôt sur les sociétés d'État

Certains États imposent un impôt sur les sociétés en plus de l'impôt fédéral :

• •Californie : 8,84% sur les bénéfices nets
• •New York : 6,5% sur les bénéfices nets
• •Floride : 5,5% (avec exonération des premiers 50 000$)
• •Delaware, Nouveau-Mexique, Texas, Nevada : 0% d'impôt d'État sur les sociétés

Obligations spécifiques aux employeurs

Charges sociales (Payroll Taxes)

Si vous avez des employés aux États-Unis, vous devez retenir et verser les charges sociales :

• •Federal Income Tax Withholding : Retenue à la source sur les salaires selon le barème progressif
• •FICA (Social Security + Medicare) : 7,65% à la charge de l'employé + 7,65% à la charge de l'employeur
• •FUTA (Federal Unemployment Tax) : 6% sur les premiers 7 000$ de salaire par employé (avec crédit possible)

Form 941 : déclaration trimestrielle des charges sociales

Qui doit déposer : Tous les employeurs.

Deadlines : 30 avril, 31 juillet, 31 octobre, 31 janvier (pour le trimestre précédent).

Form W-2 et Form 1099

Form W-2 : À fournir à chaque employé avant le 31 janvier, récapitulant les salaires et retenues de l'année précédente.

Form 1099-NEC : À fournir à chaque prestataire indépendant (contractor) ayant reçu plus de 600$ dans l'année. Deadline : 31 janvier.

Obligations pour les sociétés détenues par des non-résidents

Form 5472 : transactions avec parties liées étrangères

Qui doit déposer : Les corporations américaines détenues à 25% ou plus par des non-résidents, ainsi que les LLC à membre unique étranger ayant opté pour une imposition en tant que corporation.

Contenu : Détail de toutes les transactions entre la société américaine et ses propriétaires étrangers ou entités liées (prêts, paiements, transferts de propriété intellectuelle, etc.).

Deadline : Même deadline que la déclaration fiscale de la société (Form 1120).

Pénalités : 25 000$ par formulaire non déposé ou incomplet. Cette pénalité est l'une des plus sévères de l'IRS.

Form 1040-NR : déclaration personnelle des non-résidents

Si vous êtes propriétaire d'une LLC à membre unique ou si vous recevez des revenus d'une S-Corporation, vous devez déposer une déclaration personnelle américaine (Form 1040-NR) même si vous ne résidez pas aux États-Unis.

Deadline : 15 juin (pour les non-résidents sans revenus de salaires américains).

Tenue de la comptabilité

Méthode comptable

Vous devez choisir entre deux méthodes comptables :

Cash basis (comptabilité de caisse) : Les revenus sont comptabilisés quand ils sont reçus, les dépenses quand elles sont payées. Méthode simple, adaptée aux petites entreprises.

Accrual basis (comptabilité d'engagement) : Les revenus sont comptabilisés quand ils sont gagnés (même si non encore reçus), les dépenses quand elles sont engagées (même si non encore payées). Méthode obligatoire pour les C-Corporations avec plus de 25 millions de dollars de revenus annuels.

Documents à conserver

L'IRS recommande de conserver tous les documents comptables pendant au moins 7 ans :

• •Factures et reçus de toutes les dépenses
• •Relevés bancaires et de cartes de crédit
• •Contrats et accords commerciaux
• •Déclarations fiscales et documents justificatifs
• •Registres de paie et documents employés

Pénalités en cas de non-conformité

Bonnes pratiques

1. Engager un comptable américain

La fiscalité américaine est complexe et les erreurs peuvent coûter cher. Un CPA (Certified Public Accountant) américain vous aidera à rester en conformité et à optimiser votre situation fiscale.

2. Utiliser un logiciel de comptabilité

Des outils comme QuickBooks Online, Xero, ou FreshBooks facilitent la tenue de votre comptabilité et la génération de rapports financiers. Ils s'intègrent avec vos comptes bancaires pour automatiser la catégorisation des transactions.

3. Respecter les deadlines

Créez un calendrier fiscal avec toutes les deadlines importantes (déclarations fédérales, d'État, charges sociales, Annual Reports). Configurez des rappels automatiques pour ne rien oublier.

4. Séparer finances personnelles et professionnelles

Utilisez un compte bancaire et une carte de crédit dédiés à votre société. Ne mélangez jamais les dépenses personnelles et professionnelles. Cette séparation est essentielle pour la comptabilité et pour préserver la protection juridique de votre LLC ou corporation.

Conclusion

Les obligations comptables et fiscales d'une société américaine peuvent sembler intimidantes, mais avec une bonne organisation et l'accompagnement d'experts, elles deviennent gérables. Le respect de ces obligations est crucial pour éviter les pénalités et maintenir votre société en règle.

Chez Ecap Partners USA, nous proposons un service complet de gestion comptable et fiscale pour les sociétés américaines détenues par des non-résidents. Notre équipe de comptables et fiscalistes américains s'occupe de toutes vos déclarations et vous garantit une conformité totale avec les réglementations fédérales et d'État.