Les étapes pour obtenir un EIN (numéro fiscal américain)

L'EIN (Employer Identification Number) est le numéro d'identification fiscale de votre société américaine, équivalent du SIRET français. Il est indispensable pour ouvrir un compte bancaire professionnel, embaucher des employés, déposer vos déclarations fiscales et établir votre crédibilité commerciale. Voici comment l'obtenir rapidement en tant que non-résident.

Qu'est-ce qu'un EIN et pourquoi en avez-vous besoin ?

L'EIN est un numéro à 9 chiffres au format XX-XXXXXXX délivré gratuitement par l'IRS (Internal Revenue Service). Il identifie votre entreprise auprès de l'administration fiscale américaine et est requis pour :

• Ouvrir un compte bancaire professionnel : Aucune banque n'acceptera votre LLC sans EIN
• Déposer vos déclarations fiscales : Formulaires 5472, 1120, 1065 nécessitent un EIN
• Embaucher des employés : Obligatoire pour la paie et les charges sociales
• Obtenir des licences professionnelles : Certains États et secteurs l'exigent
• Établir un crédit professionnel : L'EIN permet de construire votre historique de crédit business
• Accepter les paiements : Stripe, PayPal et autres processeurs le demandent

Qui peut obtenir un EIN ?

Toute entité commerciale américaine peut obtenir un EIN :

• LLC (Limited Liability Company)
• Corporation (C-Corp, S-Corp)
• Partnership
• Sole Proprietorship (entreprise individuelle)
• Trust, Estate, Non-profit

Important : Les non-résidents peuvent obtenir un EIN, mais la procédure est différente de celle des résidents américains.

Méthodes pour obtenir un EIN

Méthode 1 : En ligne (résidents US uniquement)

Procédure :

• Aller sur le site de l'IRS : irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/apply-for-an-employer-identification-number-ein-online
• Remplir le formulaire SS-4 en ligne
• Recevoir l'EIN immédiatement après validation

Limitation : Cette méthode n'est disponible que si le "Responsible Party" (propriétaire principal) possède un SSN (Social Security Number) ou un ITIN (Individual Taxpayer Identification Number). Les non-résidents sans SSN/ITIN ne peuvent pas utiliser cette méthode.

Méthode 2 : Par fax (recommandé pour non-résidents)

Procédure :

• Télécharger le formulaire SS-4 sur irs.gov (PDF)
• Remplir le formulaire à la main ou sur ordinateur
• Envoyer par fax au numéro international de l'IRS : +1 (855) 641-6935
• Recevoir l'EIN par fax en retour sous 4 à 5 jours ouvrés

Avantages : Rapide (1 semaine), gratuit, accessible aux non-résidents. Inconvénient : Nécessite un service de fax (eFax, HelloFax, ou via votre comptable).

Méthode 3 : Par courrier postal

Procédure :

• Télécharger et remplir le formulaire SS-4
• Envoyer par courrier à : Internal Revenue Service, Attn: EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999, USA
• Recevoir l'EIN par courrier sous 4 à 6 semaines

Inconvénient : Très lent, risque de perte du courrier. À éviter sauf si vous n'avez pas accès au fax.

Méthode 4 : Par téléphone (non-résidents uniquement)

Procédure :

• Appeler le numéro international de l'IRS : +1 (267) 941-1099
• Horaires : Lundi-vendredi, 6h00-11h00 heure de Philadelphie (12h00-17h00 heure de Paris)
• Avoir le formulaire SS-4 rempli sous les yeux
• Répondre aux questions de l'agent IRS
• Recevoir l'EIN immédiatement par téléphone
• Confirmation écrite envoyée par courrier sous 2 semaines

Avantages : Rapide (même jour), gratuit. Inconvénients : Temps d'attente long, nécessite un bon niveau d'anglais, horaires limités.

Comment remplir le formulaire SS-4

Le formulaire SS-4 comporte 18 lignes. Voici les informations essentielles à fournir :

Délais d'obtention selon la méthode

Erreurs courantes à éviter

Que faire après avoir reçu votre EIN ?

• Conserver précieusement : L'EIN Confirmation Letter est un document officiel. Faites plusieurs copies et stockez-le en lieu sûr
• Ouvrir un compte bancaire : Utilisez votre EIN pour ouvrir un compte professionnel (Mercury, Wise, Bank of America)
• Configurer Stripe/PayPal : Enregistrez votre EIN pour accepter les paiements en ligne
• Préparer vos déclarations fiscales : Notez votre EIN pour les formulaires 5472, 1120, 1065
• Établir un crédit professionnel : Utilisez votre EIN pour demander des cartes de crédit business et construire votre historique

L'EIN est-il gratuit ?

Oui, l'EIN est 100% gratuit. L'IRS ne facture aucun frais pour délivrer un EIN, quelle que soit la méthode utilisée (en ligne, téléphone, fax, courrier). Méfiez-vous des sites web qui proposent d'obtenir votre EIN moyennant paiement : ce sont des intermédiaires qui facturent un service que vous pouvez faire gratuitement vous-même.

Peut-on obtenir plusieurs EIN ?

Chaque entité juridique distincte doit avoir son propre EIN. Si vous créez plusieurs LLC, chacune aura un EIN différent. En revanche, vous ne pouvez pas obtenir plusieurs EIN pour la même société. Si vous perdez votre EIN, contactez l'IRS pour le récupérer plutôt que d'en demander un nouveau.

Faire appel à un professionnel

Si vous préférez déléguer cette démarche, plusieurs options :

• Services de formation de sociétés : LegalZoom, Incfile, Northwest Registered Agent
• Comptables spécialisés USA : Obtention de l'EIN incluse dans leurs forfaits de création
• Avocats d'affaires : Pour des structures complexes nécessitant un conseil juridique

Contactez ECAP Partners pour un accompagnement complet incluant l'obtention de votre EIN.